Microsoft Outlook, Microsoft Word og Microsoft Excel eru þrír þungavigtir í Microsoft Office föruneyti. Við sýndum þér nýlega þá bestu eiginleika sem allir Microsoft Word notendur ættu að þekkja og nokkur ráð til að auka framleiðni Outlook. Í sama anda, nú munum við fjalla um nauðsynleg Microsoft Excel ráð sem allir notendur ættu að þekkja.

Microsoft Excel er iðnaðarstaðlað töflureiknisforrit. Microsoft Excel 2016 er gríðarstór glæruhorn af tækjum sem gera þér kleift að vinna með, skipuleggja, greina og forsníða gögn í töflureikni. Þrátt fyrir að Excel hafi verið lífsbjörg margra fyrirtækjaskrifstofa, rannsóknarfyrirtækja og fjárbúninga, þá getur Excel verið jafn handhægt og öflugt fyrir daglega notendur. Hvort sem þú ert notandi heima sem hefur umsjón með fjárhagsáætlun heimilanna, eigandi lítilla fyrirtækja sem heldur utan um birgðahald eða skólakennari sem tekur daglega viðveru mun Excel gera líf þitt auðveldara ef þú lærir að nota það. Við skulum kíkja á þessi ráð.

Nauðsynleg ráð fyrir Microsoft Excel 2016

1. Breyta stærð dálka og lína

Sjálfgefna hæð og breidd Excel er varla ein stærð sem passar öllum. Líklega er að þú þarft að stilla breidd súlunnar og röð hæðar til að koma til móts við gögnin þín. Til að gera það, smelltu á dálkinn eða röðina, veldu Home flipann og smelltu síðan á Format hnappinn innan frumunnar. Veldu hvort þú vilt stilla hæð eða breidd.

MS Excel ráð á að breyta stærð dálka-2

Sláðu inn upphæðina og smelltu síðan á Í lagi. Stilla dálkinn eða röðina að nákvæmri mælingu.

breyta stærð-dálka-3 MS Excel ráð

Þú getur einnig breytt stærð á dálkum og línum handvirkt með músinni. Settu músarbendilinn á milli dálksins eða röðarinnar, smelltu á vinstri músarhnappinn, fylgstu með fljótandi blaðra og dragðu síðan og stækkaðu þar til viðkomandi stærð er náð.

breyta stærð-dálka-4 Microsoft Excel

Og hér er handhæg ráð: einfaldlega tvöfaldur smellur á hægri brún dálksins til að stækka breiddina sjálfkrafa að gögnum.

excel-auto-resize-column-gif-border

2. Bættu við eða fjarlægðu dálka, línur eða hólf

Ef þú þarft viðbótar dálk, röð eða reit geturðu auðveldlega sett það inn með skipunum Setja inn og eytt frumum. Smelltu á Insert hnappinn innan Hólfanna og veldu síðan viðeigandi valkost.

setja röð-eða-klefi í Excel

Þú getur einnig eytt dálki úr sama hópi; smelltu á Eyða valmyndina og veldu síðan viðeigandi aðgerð.

settu inn röð-eða-klefi-2 Excel töflureikni

Hægt er að framkvæma sömu aðgerð með því að hægrismella á dálkinn eða reitinn.

setja röð-eða-klefi-3 framúrskarandi

Frekari upplýsingar um að eyða eyða frumum í Microsoft Excel.

3. Frystu rúðurnar

Ef þú vilt fletta í gegnum töflureikninn án þess að missa fókus á tiltekinn hluta blaðsins eða gagna er Freeze Panes aðgerðin fullkomin leið til að gera það. Veldu röðina eða dálkinn þar sem gögnin byrja á blaði.

frystirúða-1 framúrskarandi

Veldu flipann Skoða, smelltu á Freeze Panes valmyndina og smelltu síðan á Freeze Panes.

frysta rúðuna-2

Þegar þú flettir verða fyrirsagnir þínar eða dálkar áfram sýnilegir.

skara fram úr ábendingum-frysta rúðurnar

4. Breyta textaskipun í frumum

Ef þú þarft að búa til skrá eða merkimiða geturðu notað Format Cells valmyndina til að aðlaga röðun texta innan frumna. Veldu reitina þar sem þú vilt nota sniðið, hægrismelltu á valið og smelltu síðan á Format Cells….

textalitun-1

Smelltu á flipann Alignment, notaðu síðan músina til að breyta stefnu textans eða sláðu inn gildi. Þegar þú ert ánægður skaltu smella á OK.

textaleiðrétting-2textaleiðrétting-3

Texti innan frumanna mun nú birtast hallandi.

textaleiðrétting-4

5. Notaðu klefavörn til að koma í veg fyrir að svæði töflureiknisins sé breytt

Ef þú deilir vinnubók með öðrum notendum er mikilvægt að koma í veg fyrir breytingar fyrir slysni. Það eru margar leiðir sem þú getur verndað blað en ef þú vilt bara vernda hóp frumna er það hvernig þú gerir það. Í fyrsta lagi þarftu að kveikja á Verndark. Smelltu á Format valmyndina og smelltu síðan á Protect Sheet. Veldu tegund breytinga sem þú vilt koma í veg fyrir að aðrir notendur geri. Sláðu inn lykilorðið þitt, smelltu á Í lagi og smelltu síðan á Í lagi til að staðfesta.

vernda frumur-1a

Gerðu val um línurnar eða dálkana sem þú vilt koma í veg fyrir að aðrir notendur geti breytt.

vernda frumur-1

Smelltu á Format valmyndina og smelltu síðan á Lock Cell.

vernda frumur-2

Hvenær sem notandi reynir að gera breytingar; þeir munu fá eftirfarandi villuboð.

vernda frumur-3

Til að vernda heilt töflureikni, skoðaðu greinina okkar fyrir leiðbeiningar um notkun dulkóðunar og lykilorða á Excel töflureiknana og Office skrárnar.

6. Notaðu sérstaka snið á tölur og gjaldmiðil í frumum

Ef þú þarft að nota tiltekið gjaldmiðilgildi eða ákvarða aukastaf fyrir tölur í töflureikninum þínum, geturðu notað flipann Tölur í Formal Cells glugganum til að gera það. Veldu tölurnar sem þú vilt forsníða, hægrismelltu á valið og veldu síðan Numbers flipann. Veldu Gjaldmiðill á Flokkalistanum og veldu síðan fjölda aukastafa og myntsnið.

snið-númer-gildi töflureikni

7. Fimm nauðsynleg Excel aðgerðir sem þú ættir að vita - Summa, meðaltal, Max, mín., Telja

Mikill sannur kraftur Excel liggur í aðgerðum þess og formúlum. Grunnaðgerðir gera þér kleift að gera skjótan stærðfræðiaðgerð, meðan háþróaðar aðgerðir láta þig marra alvarlegar tölur og framkvæma flókna greiningu. Rétt eins og allir ættu að þekkja snið reipi í Word, þá ættirðu líka að þekkja vinsælustu aðgerðirnar í Excel.

Summa - reiknar út heildarfjölda frumna.

Meðaltal - reiknar meðaltal fjölda frumna.

Hámark - reiknar út hámarksgildið í ýmsum reitum.

Mín - reiknar lágmarksgildi fjölda frumna.

Talning - reiknar út fjölda gildi í fjölda hólfa og forðast tóma eða hólf án tölulegra gagna.

Hérna er hvernig þú notar aðgerð. Sláðu inn merkimiða fyrir tölurnar sem þú vilt búa til útreikninginn fyrir. Veldu flipann Aðgerð, veldu síðan flokk aðgerðarinnar sem þú vilt nota. Smelltu á Setja inn virkni hnappinn innan aðgerðarbókasafnahópsins eða ýttu á Shift + F3 á lyklaborðinu. Veldu aðgerðina sem þú þarft eða notaðu aðgerðina Leita að aðgerð og smelltu síðan á Í lagi.

virka-bókasafn-1

Þegar þú hefur fundið aðgerðina skaltu velja hana og smella á Í lagi.

virka-bókasafn-2

Gerðu allar viðeigandi breytingar á sviðinu sem þú ert að reikna og smelltu síðan á Í lagi til að nota aðgerðina.

virka-bókasafn-5

8. Búðu til og stjórnaðu töflur

Aðalsmerki lögun Microsoft Excel, með því að búa til töflur, er hægt að kynna vel mótað gögn. Excel gerir ferlið mjög auðvelt; auðkenndu fjölda gagna á blaði þínu, veldu Insert flipann og smelltu síðan á Sjá alla töflur hnappinn.

búa til töflur-1

Smelltu á flipann Allar töflur og flettu síðan í gegnum listann yfir töflur.

búa til töflur-2

Þú getur líka haldið sveimi yfir sýnishorninu til að sjá sýnishorn af því hvernig töfluna mun líta út. Þegar þú ert ánægður skaltu smella á Í lagi til að setja töfluna inn í töflureikninn. Ef þú vilt halda því á sérstöku blaði, veldu töfluna, smelltu á Færa kort, veldu nýtt blað og smelltu síðan á Í lagi.

búa til töflur-3

9. Sýna formúlur

Ef þú vilt staðfesta útreikningana í vinnubókinni þinni, er það að leiðrétta formúlurnar þínar.

show-forumlas

Veldu flipann Formúlur og smelltu síðan á Sýna formúlur sem staðsettar eru í Formúluendurskoðunarhópnum.

sýningarformúlur-2

Nú geturðu auðveldlega skoðað formúlur sem notaðar eru á blaði þínu og prentað þær líka. Það er frábær leið til að finna villur eða einfaldlega skilja hvaðan tölurnar koma.

sýningarformúlur-3

10. Hámarka prentvalkosti þegar prentaðar eru stórar vinnubækur

Töflureiknar virka vel á stórum breiðskjámyndum, en stundum gætirðu þurft að prenta vinnubókina þína. Ef þú ert ekki varkár geturðu endað með því að sóa miklum pappír á eitthvað að mestu leyti ólesanlegt. Excel sér um þetta með því að nota Backstage prentvalkostina, sem gerir þér kleift að aðlaga blaðsíðustærð og stefnu. Töflureiknar eru best prentaðir á pappír í löglegri stærð með því að nota landslag.

prentunarvalkostir-1

Ef þú þarft að stilla framlegð til að passa viðbótarupplýsingar á eitt blað þegar þú prentar skaltu smella á hnappinn Sýna framlegð í hægra horninu á prentflipanum á baksviðinu.

prentvalkostir-1a

Þú getur síðan notað spássíur til að stilla dálkana þannig að þær passi á öll gögn sem gætu dreift yfir á aðra síðu.

prentvalkostir-2

Ef þú getur ekki fengið öll gögn á einni síðu, notaðu gluggann Page Setup til að gera frekari leiðréttingar. Stærðvalmyndin getur hjálpað þér að minnka stærð textans til að hjálpa honum að passa betur. Reyndu að mæla ekki of mikið, þar sem þú vilt hafa texta læsilegan.

prentunarvalkostir-3

Þú getur líka notað sama valmynd til að klæða töflureikninn út með haus og fót ef þess er óskað.

prentvalkostir-4

Svo það er að skoða nokkur grunnatriði sem allir notendur Excel ættu að vita. Ef þú vilt fara í nokkur þróuð efni, skoðaðu fyrri greinar okkar um notkun aðgerða eins og VLOOKUP aðgerðina, snúðu töflurnar, bættu vatnsmerki við vinnubækurnar þínar eða notaðu innbyggða reiknivélina. Ertu með uppáhaldseiginleika eða tímasparnaðarmenn í Excel? Segðu okkur í athugasemdunum.