10 ráð til að fara aldrei að heiman án

Ertu að fá sem mest út úr forritinu þegar þú ert að nota Outlook? Skjáborðsskjólstæðingur Outlook er orku notendaparadís með fleiri aðgerðum en svissneskur herhníf og óheppilegi sannleikurinn er sá að fjöldi fólks endar ofviða það. Það þarf ekki að vera þú! Þó að það séu mörg hundruð uppástungur og brellur til að nota þessa þunga tölvupóstforrit héldum við því stuttum og settum saman lista yfir topp 10 sem eru gagnlegastir og oft gleymast. Með þessum ráðum geturðu verið öruggari, skilvirkari og vandræðalegri hvort sem þú ert að vinna eða stjórna tölvupósti frá einkatölvunni þinni.

mynd

2. Skjót skref Er miklum tíma þínum í Outlook varið í endurteknar verkefni? Auðveldaðu vinnuflæðið þitt með því að bæta við nokkrum skjótum skrefum sem geta unnið fyrir þig. Hægt er að stilla hvern hnapp til að svara sjálfkrafa með niðursoðnum texta, framsenda tölvupósta, afrita tölvupóst í möppur, búa til stefnumót og fleira. Fljótt skref geta virst flókin að setja upp í fyrstu en ekki hafa áhyggjur að við höfum þig fjallað um einfalt að fylgja leiðbeiningum um efnið. Það er virkilega þess virði að gefa þér tíma til að læra að nota þau ef þú notar Outlook daglega.

3. Virkja samtalsskoðun hata það eða elska það, alveg síðan Gmail lét hugmyndina að almennu fólki hefur verið bogið við að lesa tölvupóst á samtalalistum. Það sem er enn betra, þessi skoðun gerir þér kleift að hunsa auðveldlega allan straum af tölvupósti ef þú finnur þig í hópsamtali sem þú vilt helst ekki eiga. Að breyta því er eins einfalt og að smella á gátreit fyrir það á View flipanum á póstbandinu.

4. Bættu við nýjum tengilið þegar lestur tölvupósts Handvirkt að skrifa inn netföng tengiliða er svo 2003. Í nýlegri útgáfum Outlook (2007-2013) geturðu bætt fólki við tengiliðalistann þinn þegar þú lesir tölvupóst ef þú smellir á netfangið þeirra í haus.

mynd

5. Gakktu úr skugga um ólesið tölvupóst Sjálfgefna liti og letur í Microsoft Office geta skilið þig eftir miklu meira. Þó ég geti ekki stungið upp á ákveðnu litasamsetningu sem allir þarna úti geta verið sammála um, get ég sagt þér að það er innan seilingar að sérsníða þitt. Farðu á Skoða borði> Skoða stillingar> Aðrar stillingar og skilyrt snið. Innan hvers glugga er hægt að breyta ekki aðeins litnum, heldur einnig letri, stærð og stíl hvers hluta textans í Outlook. Nánari upplýsingar í appelsínugulum hlekknum hér að ofan.

mynd

7. Slökktu á fólkrúðunni Það er ljótt, það er fyrirferðarmikið og það hýsir upp verðmætar fasteignir á skjánum. Jafnvel þó Microsoft hafi bætt fólkrúðuna til muna í Office 2013 er það samt sársauki fyrir flesta notendur. Sem betur fer gerðu þeir það að slökkva á því frábærlega auðvelt. Í póststillingu skaltu skoða View borði og smella á People Pane> Off til að leggja niður ringulreiðina neðst í lestrarglugganum. Ef þú þarft einhvern tíma til baka þá veistu nú líka hvar þú getur fundið á hnappinn fyrir hann þar sem hann er á sama stað.

8. Slökktu á forsýningum skilaboða í möppu glugganum. Í flestum tölvupóstum er efni og sendandi nóg til að vita hvort þú viljir opna það eða lesa það. Að slökkva á forskoðun skilaboða gefur þér allt að 50% meira pláss til að sjá tölvupóstinn sem er skráður í pósthólfið þitt, og það þýðir að þú getur farið í gegnum þær hraðar og komist aftur að því að gera eitthvað afkastameiri. Til að gera þetta óvirkt farðu í Skoða borði og smelltu á Forskoðun skilaboða> Slökkt.

mynd

9. Orlof (áminning utan skrifstofu) Ef þú ert að nota Outlook í vinnu þá er þetta engin heili. Að láta viðskiptavini og samstarfsmenn vita að þú sért út úr bænum er besta leiðin til að forðast það sem annars gæti orðið að reiður múgur sem veltir fyrir sér af hverju þú sendir aldrei þessar TPS skýrslur á föstudaginn. Það eru nokkrar leiðir til að gera þetta. Ein felur í sér að setja upp fund sem áminningu. Önnur er að setja upp reglu svipaða og á skjámyndinni hér að neðan. En sá sem flestir nota kallast „Aðstoðarmaður utan skrifstofu“ og krefst þess að pósturinn þinn sé hýstur á skiptimiðlara.

regla utan skrifstofu

10. Vistaðu sjálfan þig frá slysni Svara öllum tölvupósti hryllingi Jafnvel þó að það sé vægast sagt áhyggjufullt að vera hljóðlátur vegna niðurgangs, þá er ennþá nóg af hlutum sem eru eingöngu eftir í pósthólfunum hjá nokkrum fáum. Þessi ráð felur í sér að setja upp Outlook viðbót sem mun koma í veg fyrir eða að minnsta kosti vara þig við því ef þú ert að fara að senda tölvupóst til allra sem eru á svarlista á móti því að senda það bara til einstaklinga. Þú getur halað niður viðbótinni hér frá Microsoft.com. Bara keyra .msi skrána og uppsetningin er gola.